CxO Kehityshanketuki

Onnistunut, epäonnistunut vai vaikeuksiin joutunut projekti?

Eri tahojen tekemien tutkimusten mukaan vain noin 30 % tietojärjestelmäprojekteista onnistuu. Onnistumisen määritelmä on tiukka, sillä se edellyttää, että projektin puitteissa toimitettiin vähintään 95 % suunnitelluista toiminnallisuuksista, budjetti ylittyi korkeintaan 5 % ja aikataulu saman verran.

Kokonaan epäonnistuneita projekteista oli noin 20 %, jolloin projekti keskeytettiin tai projekti valmistui mutta sen tuloksia ei otettu koskaan käyttöön.

Peräti noin 50 % tietojärjestelmäprojekteista joutuu vakaviin vaikeuksiin; projekti kyllä valmistuu mutta toiminnallisuudet jäävät vajaiksi tai budjetti tahi aikataulu ylittyy.

Vaikeuksien tai epäonnistumisten vaikutukset

Tietojärjestelmäprojektit ovat useimmiten suoraan liiketoiminnan kehitysprojekteja - ja epäsuorasti lähes aina! Niinpä olemmekin systemaattisesti luopuneet käsitteistä "IT-projekti" tai "tietohallintoprojekti" ja käytämme käsitteitä "tietojärjestelmäprojekti" ja "liiketoiminnan kehityshanke" niiden sijaan.

On helppo nähdä, että toiminnallisuuksien alittuminen vähentää liiketoiminnan järjestelmästä saamaa hyötyä, budjettiylitys on merkki aiottua suuremmista kustannuksista ja aikatauluviiveet yleensä nostavat sekä kustannuksia että siirtävät hyötyjen saamista eteenpäin tulevaisuuteen. Näiden yhteisvaikutus voi huonontaa dramaattisesti projektin kannattavuutta. On mahdollista, että projektista tulee todella kannattamaton, jolloin tämän tosiasian ennakoimisella voitaisiin säästää yrityksen resursseja vaihtoehtoiseen kehitystoimintaan. Joskus hankkeen keskeytyspäätös on paras päätös koko projektin historiassa.

Projektien kohtaamilla vakavilla vaikeuksilla tai epäonnistumisilla on myös vaikutuksia, joilla saattaa olla merkitystä koko organisaation tulevaisuudelle. Vastoinkäymisiin liittyy usein reilua ja epäreilua syyttelyä liiketoiminnan, tietohallinnon ja IT-palvelujen sekä järjestelmätoimittajien kesken. Liiketoiminnan ja tietohallinnon välisen yhteistoiminnan puutteet ovat vakava uhka organisaation kilpailukyvyn kehittämiselle.

Vakavat epäonnistumiset saattavat viedä koko organisaatiolta itseluottamuksen. Ei uskalleta aloittaa mitään, koska "se epäonnistuu varmasti". Tällöin projektit aloitetaan vasta, kun on aivan pakko.

Näin ei tarvitse olla!

CxO tutkii aktiivisesti ja monipuolisesti kehityshankkeiden onnistumisiin ja epäonnistumisiin liittyviä tekijöitä. Tästä on osoituksena mm. vuonna 2010 julkaistu kirja Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? sekä lukuisat esiintymiset eri foorumeilla.

Tutkimuksemme mukaan 98 % vakaviin vaikeuksiin joutuneista tai epäonnistuneista hankkeista kärsi nimenomaan valmisteluvaiheen ongelmista.

Olemme kehittäneet CxO Kehityshankemallin helpottamaan kehityshankkeisiin sisältyvien ja liittyvien tehtävien tunnistamista ja tarkistamista. Malli ei ole mikään täysiverinen projektinhallintamalli vaan pikemminkin eri osa-alueiden ja -puolien tarkistuslistojen yhdistelmä.

CxO:lla on tarjota useimpiin kehityshankkeisiin täysin poikkeuksellisen hyvä joukko kokemusta; osaamista, jota on helppo hyödyntää sekä onnistumiseen tarvittavat työkalut ja raportointi. Me tunnemme kaikki keskeiset toimijat sekä hyvässä että pahassa. Tunnemme myös hyvät käytännöt ja voimme elää niiden kanssa. Projektiorganisaation jatkuvan mentoroinnin ja seurannan avulla ennakoimme tulevat karikot ja johdamme hankkeen menestystarinaksi.

Kehityshankkeisiin liittyvän osaamisen olemme koonneet kolmeen palvelukokonaisuuteen:

• Kehityshankkeen auditointi. Tarkistamme (usein valmisteluvaiheessa olevan) kehityshankkeen nykytilan käyttäen hyväksi CxO Kehityshankemallia ja muita alan hyviä käytäntöjä. Tunnistamme asiat, jotka saattavat vaarantaa projektin onnistumisen ja annamme ratkaisuehdotuksia niihin. Joitakin asioita voimme laittaa kuntoon toimeksiannon puitteissa.
• Sopimusvaiheen tuki. Olemme mukana tekemässä markkinaselvityksiä mahdollista järjestelmä- ja toimittajavaihtoehdoista, auttamassa asiakkaalle sopivimman vaihtoehdon valinnassa sekä auttamassa kaikkien osapuolten kannalta hyvän sopimuksen neuvottelussa mm. tarkistuslistojamme käyttäen. Autamme Business Casen ylläpitämisessä.
• Projektiorganisaation tuki. Autamme asiakasta kokoamaan hyvän projektiorganisaation ja käynnistämään projektin. Tuemme projektipäällikköä, hankejohtajaa ja/tai projektin omistajaa tarvittaessa koko projektin ajan samalla tunnistaen asioita, jotka saattavat muuttaa projektin reitin karikkoiseksi. Neuvomme ongelmien ratkaisemisessa ja tarvittaessa olemme mukana asioiden kuntoonlaittamisessa.

Arvolupauksemme

CxO toimii asiakkaan puolella hankkeen omistajan, johtajan tai projektipäällikön taistelijaparina siten, että asiakasorganisaation johto, hankkeen ohjausryhmä ja omistaja voivat luottaa Business Casen toteutumiseen ja hankkeen liiketoimintalähtöiseen etenemiseen.