Miten onnistun ulkoistuksessa. Vaihe 6: palvelutuotanto, palvelujen jatkokehittäminen ja toimittajan hallinta

Keskiviikko 22.2.2012 - Pekka Sipola

Uskon, että teknologisesti IT-palvelujen ulkoistamisen yhteydessä ostetut palvelut ja teknologiat pystytään aina ratkaisemaan, tavalla tai toisella, mutta ongelmat liittyvät usein johtamiseen, hallintaan ja hyötyjen saavuttamiseen liittyviin asioihin.

Seuraavassa muutamia asioita, joita jokaisen yrityksen tulisi implementoida IT-ulkoistamisen yhteydessä ja näitä asioita voi aina kehittää ja parantaa vaikka olisi jo tehnyt yhden tai useamman IT-ulkoistuksen:

• Kehitysprojektien projektinhallinta ja IT-ulkoistamiseen liittyvän kehitysprojektisalkun liittäminen osaksi yrityksen kokonaisvaltaista projektisalkkua. Kehitysprojektien tulosten aktiivinen seuranta myös yrityksen johtoryhmätasolla.
• Toimittajahallinta (vendor management) osaksi jokapäiväistä toimintaa sisältäen mm. yhteisen toimittajahallintaprosessin, governance-mallin ja toimittajakohtaisen scorecardin/mittariston luomisen toimittajan toiminnan mittaamiseksi. Palvelutasojen seuranta tulee olla osa mittaristoa.
• Toimittajahallintaan liittyvän osaamisen kehittäminen ja tarvittavien resurssien hankinta.  Nykyisin useassa yrityksessä on jo yksi tai useampi Vendor Manager. 
• Yrityksen liiketoimintayksiköiden ja tietohallinnon välisen yhteistyön ja viestinnän kehittäminen. Useasti kyseiseen toimintaan perustetaan myös uusia rooleja ja hankitaan osaamista.
• Kustannusten ja hyötyjen mittaminen. Lähtökohtana sopimuksen sisältämät kustannukset ja saavutettavat hyödyt. Tällä alueella kannattaa hyödyntää oman yrityksen talousasiantuntijoita laskentamallin luomisessa ja ylläpidossa.
• Asiakkaan ja toimittajan välisen sopimuksen sähköinen arkistointi, muutosten hallinta ja sopimuksen aktiivinen ylläpito. Sopimushallintaan voidaan nimetä myös erillinen rooli, joka vastaa sopimuksen eri kohtien noudattamisesta ja sopimukseen sisältyvistä aikatauluista kuten esim. uusimisesta.
• Omien osaajien kehittymisen seuraaminen osana yrityksen HR-toimintaa. IT-ulkoistamisen jälkeen omien osaajien roolit ja osaamiset saattavat muuttua, jolloin on tärkeää, että oman yrityksen osaaminen ja toimittajan osaaminen kattavat kaikki tarvittavat osaamisalueet palvelujen tuottamisessa.
• Säännöllisin välein suoritettavat benchmark-projektit. Normaalisti, varsinkin isoissa kansainvälisissä sopimuksissa, yritys teettää ulkopuolisella puolueettomalla osapuolella esim. sopimuksen hintoihin ja omiin kustannuksiinsa liittyvän benchmarkkauksen.
• Tietoturvallisuuden kehittäminen. IT-ulkoistamisessa asiakkaan on yhdessä toimittajan kanssa kehitettävä tietoturvallisuutta yrityksen toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi.

Olemme nyt saavuttaneet vihdoin maalin eli olemme käyneet läpi kaikki IT-ulkoistamiseen liittyvät vaiheet. Kaikista eri vaiheista olisi kirjoitettavaa sivukaupalla mutta blogeissa yleensä pyritään tiivistämään tekstiä ja tuomaan esille tärkeimmät.

Toivottavasti olen onnistunut herättämään lukijoiden kiinnostuksen aiheeseen ja toivottavasti lukijat ovat pystyneet poimimaan muutamia ideoita ns. kotiinviemisinä.

Kiitos mielenkiinnosta ja mikäli teille tulee eri vaiheista tai yleensä IT-ulkoistamisesta kysymyksiä niin laittakaa mailia.

Terveisin Bloggaaja P Sipola