Miten onnistun ulkoistuksessa. Vaihe 3b IT-ulkoistamisen tarjousten ja toimittajien arvioiminen

Lauantai 28.1.2012 - Pekka Sipola

Huolimatta vaiheen kompleksisuudesta tulee vaihetta edistää strukturoidusti esimerkiksi seuraavin osatehtävin:

1. Ennen tarjousten toimittamista projektin tulee yhteisesti hyväksyä tarjousten ja toimittajien arviointikriteerit ja tarvittaessa laatia tarkka valintamatriisi/pisteysmalli, jota hyödynnetään arvioinnissa ja joka suurelta osin perustuu tarjouksessa pyydettyihin asioihin. Lisäksi projektiryhmä voi tehdä omia analyysejä toimittajista, palvelumarkkinoista ja hintatasoista hyödyntämällä julkisia lähteitä ja tutkimuslaitosten tuloksia. Arvioinnissa tulee huomioida myös vaiheittainen toimittajien karsinta esim. kolme loppusuoralle tai jopa vaihtoehto, että ulkoistusta ei tehdä ollenkaan.
2. Tarjousten palauttaminen määräpäivään mennessä.
3. Tarjousten sisällön laadullinen ja tekninen tarkistus ja mahdollinen Data Roomin perustaminen toimittajia varten. 
4. Tarjouksiin tutustuminen ja mahdollisesti eri osa-alueiden vastuuhenkilöiden nimeäminen ellei ole jo projektisuunnitelmassa nimetty. Vastuuhenkilöt perehtyvät oman osaamisalueen palveluihin muita tarkemmin.
5. Tarjousten esittely ja läpikäynti toimittajien kanssa ja täydentävien kysymysten esittäminen toimittajille. Esittelyjen perusteella toimittaja saattaa joutua tarkentamaan/muuttamaan tarjoustaan sovittuun päivään mennessä.
6. Referenssikäynnit
7. Päätöksenteko, joka perustuu edellä mainittujen kohtien tekemiseen, arviointi/pisteysmatriisin ja loppuyhteenvetoon.

Edellä mainittuja kohtia käydään läpi toimittajien kanssa niin kauan, kuin tarvittava informaatio on saatu päätöksentekoa varten. Valinnassa voidaan kuitenkin tehdä, kuten aiemmin on todettu, vaiheittaista ratkaisujen ja toimittajien karsintaa. Kaikista saaduista tarjouksista pudotetaan osa pois ja jatketaan valintaa tarkemmalla tasolla esim. kolmen parhaan kanssa. Joskus tähän vaiheeseen ei tarvita systemaattista arviointia vaan tarjousten sisältö osoittaa, ettei jatkokeskusteluja kannata käydä.

Valintavaiheen lopussa projektiryhmä joutuu esittelemään liiketoiminnan ja/tai IT:n johtoryhmälle potentiaalisimmat vaihtoehdot, joita voi olla esim. kolme kappaletta. Johtoryhmän esittelyä varten tehty loppuyhteenveto kannattaa laatia huolella. Usein johtoryhmän jäsentenkin välillä on eriäviä näkökulmia toimittajista ja ratkaisuista, joten valmistelu ja perustelut tulee laatia huolella. Johtoryhmän kokouksen lopputuloksenahan tulisi olla hyväksyntä seuraavan vaiheen eli sopimusneuvottelujen aloittamiselle yhden tai useamman toimittajan kanssa.

Seuraavassa blogissani kirjoitan Sopimusneuvotteluista ja lopullisen sopimuksen tekemisestä.