Miten onnistun ulkoistuksessa. Vaihe 3a IT-ulkoistamisen vaatimusmäärittely ja tarjouspyyntö

Perjantai 27.1.2012 - Pekka Sipola

2. Tarjouspyyntö

Vaatimusmäärittelyn jälkeen seuraavan vaiheen eli Tarjouspyyntövaiheen tehtäväksi tulee materiaalin kokoaminen ja laatiminen tarjouspyynnön muotoon. Tarjouspyyntöön tulee lisätä asioita, joiden avulla toimittajat pystyvät vastaamaan tarjouspyyntöön siten, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Olen varmaan jo jossain aikaisemmassa kohdassa tekstiäni todennut, että EN käsittele blogissani julkisen sektorin IT-ulkoistamiseen liittyviä erityispiirteitä niiden kompleksisuuden takia.

Tarjouspyynnön laatimisen yhteydessä on päätetään, ketkä toimittajat tulevat saamaan tarjouspyynnön. Tarjousprosessin tehostamisen kannalta on suotavaa, että yrityksen IT-ulkoistusprojektista vastaava projektijohtaja ottaa yhteyttä valittuihin toimittajiin ilmoittaen, että he tulevat saamaan yritykseltä tarjouspyynnön. Olen monesti huomannut, että edellä mainittu toimenpide kannattaa tehdä, ettei tarjouspyyntö juutu toimittajan organisaatioon, jolloin tarjouspyyntöön vastaamiselle tulee kiire tai toimittaja myöhästyy tarjouksen jättämisessä anoen lisäaikaa.

Vaatimusmäärittelyn lopputulosten lisäksi tarjouspyynnön tulee sisältää ohjeet ja kysymykset toimittajille tarjouksen laatimista varten. Ohjeet voivat sisältää mm. seuraavia tietoja:

1. Tiedot toimittajasta, sen organisaatiosta ja esim. palvelujen myyntiin ja toimittamiseen liittyvistä henkilöistä ja toimitusorganisaatiosta. Samoin mahdolliset alihankkijat tulee mainita tarjouksessa. Mikäli kyseessä on myös sovelluskehitykseen liittyviä tukipalveluja, toimittajan tulee kuvata tämän organisaation rakenne, koko, osaajat ja mistä palvelut toimitetaan.
2. Toimittajan taloudellisen tilanteen kuvaus ja kriittiset liiketoimintaluvut, tulevaisuuden suunnitelmat ja yleinen liiketoimintastrategia. Toimittajan voidaan pyytää ilmoittamaan myös markkina-asemansa pyydettyjen palvelujen osalta niissä maissa, joihin asiakkaan palvelut toimitetaan.
3. Alustava kuvaus pyydetyistä palveluista tai ratkaisusta vaatimusmäärittelyn mukaisesti ja mahdolliset poikkeukset pyydettyihin palveluihin ja perustelut poikkeuksiin. Joissain tapauksissa toimittajalta  voidaan vaatia perustelut miten tarjottu ratkaisu täyttää tarjouspyynnössä olevat asiakkaan vaatimukset. 
4. Projektitoimituksen ja palvelutuotannon aikaiset menetelmäkuvaukset, sertifioinnit, laadunvarmistus ja riskienhallinta.
5. Toimittajan Governance-malli palvelujen toimittamisessa ja sen yhdenmukaisuus asiakkaan vastaavaan malliin ml. Vendor Management-toimintamalli.
6. Toimittajan vastaus asiakkaan palvelutasovaatimuksiin (vaatimusmäärittelystä), poikkeamat ja poikkeamien vaikutukset hinnoittelumalliin.
7. Toimittajan ehdottama projektiaikataulu ml. mahdolliset muutokset asiakkaan esittämään aikatauluun.
8. Hinnat, joiden tulee sisältää projektihinnan, palvelujen hinnoittelun sekä asiantuntijahinnaston.  Samoin toimittajan tulee ilmoittaa mahdolliset ajankohdat milloin hinnat muuttuvat ja mitkä ovat muutosten perusteet.
9. Sopimusvaatimukset. Mikäli asiakkaalla on itsellään oma sopimusrunko tai lista omista sopimusvaatimuksistaa ne tulee laittaa osaksi tarjouspyyntöä. Mikäli asiakas haluaa noudattaa toimittajan sopimusmallia, se tulee pyytää tarjouksen liitteenä. Tämä mahdollistaa sen, että sopimukseen liittyvät asiat eivät jää liian viime tippaan ja asiakas voi luetuttaa toimittajan sopimusrungon omalla juristillaan ennen varsinaisia sopimusneuvotteluja.
10. Ja lisäksi tietysti loppuun koko joukko erilaisia virallisia vaatimuksia kuten esim. takuu, optiot, salassapito (tehdäänkö NDA?), maksuehdot, optiot etc.
11. Tarjouspyynnön alkuun tai loppuun tulee tietysti laittaa tarjouksen jättöaika, toivottu tarjouksen voimassaoloaika, osoite ja asiakkaan yhteyshenkilö.

Tarjouspyynnön toimittajalle esitettävien vaatimusten perimmäinen tarkoitus on saada toimittajilta samanlaiset tarjoukset, joita voidaan verrata keskenään. Näin ollen seuraavan vaiheen tehokas läpivienti edellyttää hyvin laadittua tarjouspyyntöä. Toimittajilta taas edellytetään, että tarjouspyyntö on luettu kunnolla ja siihen vastataan pyydetyllä tavalla.

Olen joskus ollut kilpailutuksissa, missä toimittajan tarjous on hyvin pelkistetty ja vain joukko erilaisia myyntimateriaaliliitteitä. Mielestäni on kaikkien osapuolten ajanhukkaa edes lähettää edellä mainittuja tarjouksia. Olen myös huomannut, että toimittajia kannattaa rohkaista avoimeen keskusteluun ennen tarjouksen toimittamispäivää, koska jo silloin asiakas voi arvoida, miten toimittaja suhtautuu hankintaan ja keskusteluilla voidaan mahdollistaa myös paras mahdollinen tarjous toimittajilta.